- How to Put On a Show
- Eileen Wennekers
- Toronto, ON
- Photo: Eileen Wennekers
- Piece Editor: Penny Clark
From the yacht-canoe of Eileen Wennekers:
If you often find yourself saying, “Hey, I love this music, and I am in/know a tonne of bands. I’d like to see some of the bands that I only see in basements get out and play for more people because it will be a really nice night filled with friends and musicking and dance-partying and everything else,” then it may be time for you to get in the canoe and go for it.
Think of this as one of those diagrams about how to do a J-stroke that are posted at the place where you pick up the canoe. Like those, these five points will help you cooperate like a champion. This is important, because you will be working with a lot of different people, and coordinating a lot of different variables, and you’ll be required to delegate and communicate clearly and efficiently. If these processes are refined to a near-telepathic precision, they can grant your show booking process the graceful elegance of a smooth journey over calm waters.
All right. Let us begin our serene voyage.
It’s important to have a sense of aesthetic continuity as you contemplate who you want to invite. This doesn’t necessarily mean booking only bands of one genre. It means composing according to a line of sensibility that only you, in your invaluable singularity, can make up. Frankensteining together a bill solely based on people you know are available can result in bad feelings, because people who came to see one act might not be excited enough to stick around for the the other bands’ sets. When you’re in a band that’s worked really hard and rehearsed and maybe isn’t as well known as other bands but is super excited to play to new people it can be really disappointing and unmotivating to watch everyone walk out ten minutes before you start playing. You, as booker, can prevent this with your awesome curatorial skills. Build a bill with a bunch of bands you know will sound really good together so that people that would already come out to see one band are going to be into the others.
You should look to book about two months in advance. That’ll give you lots of time to focus on the coordination and promotion you will need to do to make this show really good without it totally taking over all aspects of your life. It also should mean that you will be able to get a decent night. Keep that in mind when you’re booking: Not so many people will come to a show on Monday the 10th of December, and you want to ensure a great audience for your hard-working performers.
So, if you’ve got a few places in mind, find out who you talk to at these particular venues and what dates they are willing to give you. If one of these sounds promising, and you get a good feel, it’s time to move into the Preliminary Scheming Phase, where you settle how the bands are getting paid and what the sound system is like (or, especially for community center-type venues, if you need to provide a sound system), whether you bring your own sound person or not, legal matters, set times, and how things are going to be managed the night of the show.
First you establish the nature of your relationship with the house. Every place has a different approach to setting up their shows:
Once you’re booked in, there are a few logistical considerations to be settled:
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If you have to do sound, there are a bunch of things that need to be sorted out:
Try your damndest to get the bands playing to share their backline.
But, that being said, gear sharing does introduce the possibility of one band’s gear getting broken by another band. This is awkward and creates bad feelings. To avoid this:
Get these things written down in an email. Send it to everyone involved in advance of the show and bring a physical print to the event. It ought to detail:
And answer:
Once everything’s settled, send that email around to everyone so that people know what kind of gear they’re going to be plugging into and how the cover charge is going to be split up. If you need to pay a rental fee or guarantee, or recoup other expenses, explicitly state how much that is so that the people are playing understand why they might not get a full share of whatever comes in at the door. Also make sure that if anything changes up to the day of the show that you keep everyone concerned in the loop. Bring a copy of the most up-to-date info email with you so that you don’t end up in unpleasant conversations about how someone did or didn’t hear about something that you thought was settled.
If you’re setting this up, it’s your job to make the bands that you’re bringing in get done right by.
Communicating beforehand and during the night of the show, and getting things written down, helps prevent misunderstandings. If you’re dealing with a bar-type venue, it’s also the most guaranteed way of making sure that things don’t go sideways at the end of the night when it’s time to get paid.
It is extremely important to make cool posters. This can cost money, although it doesn’t have to. If you know anyone who has access to a photocopier, hit them up. If not, try to keep costs down (say, $40 maximum) and, if you need to, reclaim that. If you get creative then you can come up with some really nice, unique visuals for not very much money. For instance, once, as part of putting on a show that my band played at, I spent two afternoons putting together these rad posters that had lino-cut prints layered over a spray-paint stencil. I put them up, real high, on lampposts all over Queen Street and Kensington. They looked completely different from other posters and they were up for a long time. That was the best turn-out for a show we ever had. In other words, putting the work in to make your visual promotion distinctive will really get results. Plus it is fun and an art-form in its own right and it is incredibly validating to see the thing that you designed all over your neighborhood.
Making handbills is also excellent and should not be overlooked. Make sure you give handbills to all of the bands to help them self-promote, and also, a four-by master copy so that they can photocopy more if they need to. Give handbills to all of your friends who go out to shows and might bring yours up. Keep some to carry around yourself so that you can give them to people who are interested. However, I have found through personal social awkwardness times that it’s not very effective to just give handbills to people without there being some context for you doing so. If you are talking to people about music, it might come up that you are putting on a show. If they seem interested, offer them a handbill. Sometimes you can even offer them a few, because they might want to let their friends know.
This is also an area where building a solid bill is super important. Complementary bands = complementary friends. If someone hears about a show from more than one source, they will probably show up.
Two weeks before the show, call your friends. Tell them about it. Phone calls work really well. Go sparingly with mass texts– they won’t bring anyone who wasn’t already going to come. If you really want to use one, save it for the day before the show as a reminder and include the names of the bands, the venue address, the time, and the cover (this makes it easy for people to forward the text to friends of theirs that they may have invited).
Don’t rely very much on Facebook. Facebook event invitations are about as compelling as a reminder call from your phone company that your bill is overdue. Making an event will put your show on peoples’ radar, and you’ll even get several assurances of an intent to show up, but these aren’t the sort of commitments you would build a house on. By all means, create a Facebook event, but only to reinforce the other promotion work that you’ve done.
If there is a radio station or podcast that seems correspondent with the bands that you are promoting a show for, get in touch with them. Sometimes they’ll do a bit where they play songs from the bands that are going to be there, and then do a plug for the show afterwards. This is a great way to reach out to people who are new to town and are into the music you’re promoting but don’t know anyone yet. They will come to this show because they want to meet people to get down with. And you are helping them, which is an awesome thing for those of us who get rambly and move around a lot.
If there is a publication or review site that matches up well with what you’re up to, see if you can’t invite someone to come down and write about the show, or, even better, do an interview or album review beforehand about how worthwhile it would be to go.
Resist the temptation to partake in substance-type revelry until after the show. You will need your wits about you to deal with things like equipment breakdown, keeping everything on schedule, being clear about the distribution of the funds that come in, and that sort of thing.
Make sure that you introduce yourself to and acknowledge the importance of and are explicitly respectful to the staff at the venue, especially the people you will be interacting with throughout the night (bartenders, sound-persons, door people). They are the people you are relying on the most during the event. For all intents and purposes, they are in charge of things in that space and can help you make everything be the most smooth, smooth as a yacht-canoe. Plus, besides the fact this is just the way things should be done, being nice will earn you an excellent reputation and that will make it easier to put on more shows in the future.
Make sure the door person knows that they are in control and that you are available to answer any questions they might have. Make sure they have a clear and descriptive guest list. They will have to deal with people who claim they can get in because they work at the venue, as well as people who are just trying to scam their way in. They need to know precisely who goes in for free so that they don’t have stressful conversations with people at the door who should be getting in for free but haven’t been identified.
If it’s fallen to you to recruit a door person, remember that this person is giving up their night because they are into this music and into supporting their community. If at all possible, pay them a reasonable amount of money for helping out ($10/hour is standard) and remember to send them a thank-you note the next day. This is a recognition of the value of their time and of the fact that it can be a bit trying and occasionally very difficult to get folks to pay cover/show ID when they are drunk and hyper and Saturday-nighting.
Be sure that any reviewers or press people are specifically identified so you know if they showed up or not when you follow up on the event.
Chances are there will be some weirdness around gear. There almost always is. Don’t sweat it. It’s showtime. But, night-of, it’s an extremely good idea to monitor communication between everyone that’s playing to make sure that everyone’s on the same page. This may work out to be quite a bit of affective labour, so it’s good to be prepared for it by having a good pal there to high five you if someone lets the pressure get to them too much and says something unpleasant to you.
Make it a point to work well with the sound person. They have probably been working pretty hard for years to get good at doing this, and they don’t make a whole heck of a lot of money in the process. A little sincere respect for these factors will go a long way. Anyways, it is customary to introduce yourself to him or her during soundcheck and to offer a beer and to say thank you to them after the show.
Did they have a nice time? Did they have everything they needed? This is not just to smooth over any blips during the night of the show, but also so that you can learn about things that you might not have predicted to be problems so that you can prevent these in the future. Even if something did go wrong, getting in touch in the next day or so helps build trust between you and the people you’ve worked with.
If there were people who came down to review the show, shoot them an email two days afterwards to thank them for showing up, whether or not they did. It’s good etiquette, and it’s also a gentle reminder/impetus to write something about the night.
Thank them for helping put the event together, unless they were a total jerk. This does happen sometimes, I’m afraid, but it’s still useful to follow up with them in such circumstances, because whatever they have to say will be useful in terms of helping you understand how any problems that showed up happened, even if you have to put on your thickest lizard skin when talking to them because they’re not very tactful.
You did this because you are awesome and you are helping keep our DIY world vibrant and exciting. Sometimes people will shit on you about things that were totally beyond your control. Sometimes people will forget to thank you. Sometimes you will feel like you worked your ass off and no one even acknowledged that. If that happens, email me at extralogical@gmail.com and I will send you a thank you message to remind you that what we have wouldn’t be possible without you being totally awesome and dedicated and that you rule.
Eileen Wennekers schemes, makes, writes, and Marxist-analyzes the crap out of everything all the time in Toronto, Ontario. When not placing her dissertation carefully in a corner in order to watch it warily, she amuses herself by writing strange pataphysical fables and helping to edit Weird Canada’s Ex Libris section. She’s put on shows in big halls and garages and bars and basements from time to time since 2001, which is when she first started playing them herself. A lot of what she knows about how to do this has also come from talking with friends who do sound, book, play, and run venues.
This How-To was greatly enriched by the contributions of other Weird Canadians, without which it would have been much, much less sensible.
Du canot virtuel d’ Eileen Wennekers: (Traduit par Alex Micati et Vincent Rondeau)
S’il vous arrive de vous dire que vous aimez tel ou tel genre de musique et que votre souhait le plus cher serait de voir les artistes émerger des sous-sols, car ils seraient la trame sonore parfaite pour une excellente soirée entre amis, rien ne vous empêche de sauter, à pieds joints, dans cette aventure et de voguer, juché sur un canot virtuel, entre les vagues de l’incertitude.
Ce document joue le même rôle que les diagrammes, vous montrant comment ramer, qui se trouvent à l’endroit où vous avez loué le canot. Les cinq règles qui suivent vous aideront à coopérer comme un champion. Vous allez devoir travailler avec une pléthore de gens, en plus de gérer différentes variables, et votre communication se doit d’être claire et efficace. Si tous ces ingrédients sont réunis dans une approche d’une précision quasi-chirurgicale, votre processus sera alors une promenade gracieuse et élégante en eaux calmes.
Voilà. Nous allons maintenant débuter notre voyage.
La continuité esthétique doit guider vos choix lorsque vient le temps de dresser la liste des artistes que vous voulez inviter. Cela ne veut toutefois pas dire qu’il faut impérativement inviter des groupes jouant le même genre de musique. Au contraire, c’est à ce moment que votre sensibilité particulière est votre meilleur allié. Assembler un spectacle à la Frankenstein en fonction de la disponibilité des groupes pourrait ne pas avoir le résultat escompté : les spectateurs venus voir un groupe en particulier ne voudront peut-être pas rester pour assister aux autres prestations. Après des heures et des heures de travail et de pratique, tous les artistes rêvent de jouer devant de nouveaux spectateurs et le choc de voir le public se disperser dix minutes avant une prestation peut être dévastateur. En tant que promoteur, vous devez user de vos talents d’assemblage pour pallier à ce genre de situation. Une solution serait de créer un événement autour de groupes aux sonorités compatibles. De cette façon, tout le monde sera content.
En premier lieu, il faut établir la nature de votre relation avec la salle. Chaque salle a un processus différent quant à la préparation d’un spectacle.
Une fois que la salle est réservée, quelquess considérations logiques doivent être prises en compte.
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Si vous vous occupez de la sonorisation, il faudra tenir compte de ces facteurs.
Essayez autant que possible de faire en sorte que tous les groupes jouant lors de votre soirée partagent le même équipement de base.
Ceci dit, le fait de partager l’équipement peut aussi entraîner des dommages. Cela crée de mauvaises situations. Voici quelques trucs pour éviter que cela se produise.
Toutes ces choses doivent se retrouver dans un courriel que vous enverrez à tous ceux qui sont concernés par le spectacle et dont vous devrez vous assurer d’en avoir une copie sur place, le jour même. Ce courriel doit inclure :
Ce courriel doit aussi fournir des réponses aux questions suivantes :
Une fois que tout cela sera défini, envoyez ce courriel. De cette façon, tout le monde sera au courant de tout ce qui concerne l’équipement et les recettes. Si vous devez payer des frais ou des garanties de location, ou qu’il vous faut regagner d’autres dépenses, faites-le savoir explicitement. Cela aura pour effet de faire comprendre aux participants qu’il se peut qu’ils ne repartent pas avec la totalité des gains. Aussi, il faut que tous les participants soient au courant du moindre changement que vous apportez. Ayez en main une copie du courriel le plus récent de manière à ne pas vous retrouver dans une conversation déplaisante si quelqu’un dit ne pas être au courant de quoi que ce soit.
Quand vous montez un spectacle, c’est votre devoir de vous assurer que les groupes que vous engagez sont bien traités.
La communication au préalable et durant la soirée, et le fait d’avoir une trace écrite de toutes les décisions, aident à prévenir les situations fâcheuses. Si votre soirée se déroule dans une salle de type bar, vous éviterez des revirements de situation lorsque viendra le temps de payer tout le monde.
Il est très important de faire de super belles affiches. Le travail de graphisme peut être payant, mais il n’est pas nécessaire que ce soit le cas. Si vous connaissez quelqu’un ayant un accès à une photocopieuse, rien ne vous empêche de leur parler. Sinon, essayez de réduire les coûts (par exemple, 40 $ maximum) et réclamez votre argent à la fin du spectacle au besoin.
Avec un peu de créativité, on peut créer de superbes affiches avec peu de budget. Une fois, j’ai passé deux après-midis à construire ces affiches qui déchirent, avec une linogravure étalée sur un stencil en aérosol, pour un spectacle de mon groupe. J’ai placé ces affiches assez haut, sur les lampadaires autour de Queen Street et de Kensington. Elles étaient complètement différentes des autres et elles y sont restées longtemps. Ce fut notre spectacle le plus populaire à vie. Bref, faire l’effort d’une promotion visuelle différente vous permettra d’obtenir des résultats. En plus, c’est à la fois un plaisir et une forme d’art en soi. Et qui n’a jamais rêvé de voir sa propre création autour de son voisinage?
Les dépliants sont une autre excellente idée qu’il ne faudrait pas passer sous silence. Essayez de donner des dépliants aux groupes afin qu’ils fassent leur propre promotion. Faites-leur parvenir une copie maîtresse pour qu’ils puissent faire autant de copies qu’ils le désirent. Donnez également une poignée de dépliants à vos amis qui assistent à des spectacles afin qu’ils soient les porte-parole du vôtre. Gardez-en aussi que vous pourrez distribuer vous-même aux intéressés.
Par contre, il n’est pas très utile de donner des dépliants à n’importe qui sans contexte. Si vous parlez de musique à des gens, l’occasion est parfaite pour leur annoncer que vous montez vous-même un spectacle. S’ils sont intéressés, offrez-leur un dépliant. Vous pouvez également leur en offrir plus d’un afin qu’ils puissent eux-mêmes les distribuer à leurs amis.
C’est une raison de plus d’avoir une liste d’artistes complète. Des groupes complémentaires cachent des amis complémentaires. Si quelqu’un entend parler d’un spectacle par l’entremise de plusieurs sources, il sera alors plus enclin à assister à ce spectacle.
Appelez tous vos amis, deux semaines avant le spectacle. Parlez-leur de l’événement. Les appels font toujours le travail. Les messages texte ne vont généralement pas interpeller des gens qui ne comptaient pas déjà se rendre au spectacle. Vous pouvez toutefois les envoyer la veille du spectacle, comme rappel. Inscrivez-y le nom des groupes, l’adresse de la salle de spectacle, l’heure et le prix d’entrée. De cette façon, ils peuvent transférer le message à leurs amis.
Ne vous fiez pas sur Facebook. Les invitations aux événements qui s’y trouvent ont autant d’impact que cet appel de votre compagnie de téléphonie qui vous signale que votre facture est en souffrance. Votre spectacle sera mis sur le radar de plusieurs personnes et vous allez obtenir plusieurs déclarations de présence, mais ces déclarations sont peu fiables et il ne serait pas conseillé de bâtir une maison sur de telles fondations. Créez un événement Facebook mais utilisez cet outil comme support pour tout le travail de promotion que vous aurez fait.
S’il y a une station de radio ou un podcast qui vous semble correspondre aux groupes pour qui vous organisez ce spectacle, contactez-les. Parfois, ils feront jouer quelques chansons des groupes invités, avant d’annoncer le spectacle lui-même. C’est là une excellente façon d’inclure les nouveaux arrivants dans votre ville qui aiment ce genre de musique. En entendant cela, ils viendront au spectacle, car ils voudront faire connaissance avec d’autres gens ayant les mêmes goûts musicaux. De cette façon, vous offrez une aide grandement appréciée aux mélomanes D’un autre côté, s’il y a une publication ou un site faisant de la critique musicale, qui concorde bien avec votre projet, voyez s’il est possible d’inviter quelqu’un, afin qu’il y ait un reportage sur le spectacle.
Résistez à l’appel de toute substance avant la fin du spectacle. Vous aurez besoin de tous vos sens, afin de régler différents dossiers, tels que les bris d’équipements, la gestion du temps, la collecte d’argent pour payer les groupes, etc.
Assurez-vous que les employés de la salle vous connaissent et reconnaissent le respect que vous leur accordez, particulièrement ceux avec qui vous devrez interagir toute la nuit (serveurs de bar, techniciens au son, responsables de la porte). C’est d’eux que vous dépendrez lors de l’événement : ils sont responsables de son déroulement et avec leur aide, la soirée ira comme sur des roulettes. Votre gentillesse vous permettra en plus d’avoir une bonne réputation et de monter plus de spectacles à l’avenir.
Assurez-vous que cette personne sache qu’elle est en contrôle et que vous êtes disponible pour répondre à ses questions. Assurez-vous également qu’elle ait accès à une liste d’invités claire et descriptive. Le responsable devra s’occuper des gens qui disent pouvoir entrer sans payer parce qu’ils travaillent dans la salle, en plus de ceux qui essaient d’entrer sous de faux prétextes. Il devra savoir précisément qui est autorisé à entrer gratuitement, de manière à éviter les conversations désagréables avec des personnes non identifiées.
Si vous devez fournir votre propre sécurité, rappelez-vous que cette personne sacrifie sa soirée pour votre concert et sa communauté. Si possible, donnez-leur un montant raisonnable pour leur aide (normalement environ 10 $/heure) et envoyez-leur un remerciement écrit le lendemain. C’est une marque de reconnaissance et une façon de dire que vous tenez leur temps en haute estime. Et puis, ce n’est pas facile de travailler lorsqu’on a une foule soûle, énervée et faisant la fête devant soi.
De plus, il faut vous assurer que toute personne de la presse soit clairement identifiée. Comme ça, vous allez savoir quelle personne est passée à votre spectacle et votre suivi sera ainsi facilité.
Il est fort possible qu’il y ait des malentendus au sujet de l’équipement : en fait, ça arrive presque toujours. C’est pas si grave. Mais le soir venu, il est important de s’assurer de la bonne communication entre les groupes. C’est un travail affectif qui peut être éprouvant, alors assurez-vous d’avoir un ami à proximité pour vous remonter le moral si quelqu’un se laisse emporter par le stress au point d’émettre des commentaires désagréables à votre sujet.
Soyez gentil avec les techniciens de son. Ils ont sans doute travaillé fort (et ce, pendant des années) pour arriver à être bons dans leur métier. Ils ne deviennent par ailleurs pas millionnaires avec ce travail. Un peu de respect sincère pour cela pourrait vous mener loin. De toute façon, c’est la coutume que de se présenter aux techniciens pendant les tests de son et de leur offrir une bière, en guise de remerciement, après le spectacle.
Ont-ils eu du plaisir? Ont-ils eu tout ce qu’ils désiraient? Vous faites cela non seulement pour apaiser les mauvais moments qui auraient pu se dérouler durant la soirée, mais aussi pour apprendre au sujet de choses que vous n’auriez sans doute pas pu considérer comme étant des problèmes, afin de les régler à l’avenir. S’il y a eu de mauvaises surprises, il est bon de contacter les musiciens le lendemain pour rétablir la confiance entre vous.
Si des gens sont venus pour faire la critique de votre spectacle, écrivez-leur un courriel, dans les deux jours, pour les remercier de leur présence. Faites ce geste même s’ils ne se sont pas présentés. C’est la base de l’étiquette et ça peut les encourager doucement à faire la couverture de la soirée.
Remerciez-les de vous avoir aidé à mettre cet événement sur pied, sauf s’ils ont été des salauds de la pire espèce. Même s’ils n’étaient pas tout à fait des enfants de chœur, renseignez-vous tout de même. Toutes les choses qu’ils vous diront seront utiles afin de comprendre comment les problèmes se sont présentés, et ce même si vous devez revêtir votre épaisse peau de lézard pour affronter leur manque de tact.
Vous avez fait ça pour deux raisons : parce que vous êtes extra et parce que vous avez aidé à maintenir notre monde DIY vivant et excitant. Parfois, les gens vont vous critiquer pour des choses qui étaient pourtant hors de votre contrôle. Parfois, ils vont oublier de vous remercier. Parfois, vous allez sentir que vous vous êtes cassé le derrière pour un projet et que personne n’osera le reconnaître. Si ça arrive, envoyez-moi un courriel à l’adresse suivante: extralogical@gmail.com et je vais vous envoyer un message de remerciements, vous disant que ce que nous possédons n’aurait pas pu être possible sans vous et que vous êtes le meilleur.
Vivant à Toronto, Eileen Wennekers crée, fabrique, écrit et analyse tout avec une profondeur marxiste. Lorsqu’elle ne met pas sa dissertation dans un coin de la pièce pour la regarder avec méfiance, elle s’amuse à écrire des fables étranges et pataphysiques, en plus d’agir comme éditrice de la section Ex Libris de Weird Canada. Elle a produit des spectacles dans divers endroits, allant de grandes salles aux garages, en passant par des bars et des sous-sols, depuis 2001, parfois également en tant qu’artiste. La majeure partie de ses connaissances du milieu vient de discussions avec des amis y jouant des rôles divers (son, production, gestion et création).
Cet ouvrage est le fruit d’une étroite collaboration avec d’autres êtres virevoltant dans l’univers de Weird Canada, sans qui ce document serait beaucoup moins clair.
